Datenschutzerklärung — OPTMAS-App und Plattform
Diese Erklärung gilt für die OPTMAS-Anwendungen für iOS, Android und Web. Für die Informations-Website gilt die gesonderte Erklärung.
1 Zwei Rollen — und warum das für Sie wichtig ist
OPTMAS ist eine Software, die Unternehmen für ihren Betrieb einsetzen. Daraus ergeben sich zwei verschiedene Rollen:
Teil A — Optmas GmbH ist Verantwortlicher
Für alles, was wir zu eigenen Zwecken verarbeiten: Registrierung eines Unternehmens, Kontoverwaltung, Abrechnung, Support und technischer Betrieb.
Teil B — Optmas GmbH ist Auftragsverarbeiter
Für alle Daten, die ein Unternehmen in der Plattform verarbeitet: Aufträge, Mengen, Beteiligte sowie Positions- und Zeitdaten seiner Beschäftigten. Verantwortlich ist dort dieses Unternehmen, nicht wir. Wenn Sie Beschäftigte oder Auftragnehmerin bzw. Auftragnehmer eines OPTMAS-Kunden sind, richten Sie Auskunfts- und Löschverlangen bitte an Ihren Arbeitgeber bzw. Auftraggeber. Wir unterstützen ihn dabei nach Maßgabe des mit ihm geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.
2 Verantwortlicher (Teil A)
Optmas GmbH, Thalreit 6, 83064 Raubling, Deutschland
E-Mail: privacy@optmas.com
Impressum
3 Welche Daten verarbeitet werden
3.1 Registrierung und Kontoführung (Teil A)
Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensangaben, Rolle und Berechtigungen sowie Bestätigungs- und Einladungsvorgänge. Zweck: Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses und Zugangsverwaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzend lit. c für gesetzliche Pflichten. Zum Schutz vor automatisierten Registrierungen kann eine Sicherheitsprüfung eingesetzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3.2 Nutzung der Plattform (Teil B — verantwortlich ist das einsetzende Unternehmen)
| Kategorie | Was | Wann |
|---|---|---|
| Auftrags- und Mengendaten | Aufträge, Polter und Partien, Standorte, Lieferbelege, Werksmaße | laufend |
| Positionsdaten | Standort des Geräts | während einer aktiven Tour bei eingeschalteter Freigabe, auch wenn die App im Hintergrund läuft |
| Zeitdaten | Arbeits-, Fahrt- und Standzeiten | bei Nutzung der Zeitwirtschaft |
| Foto- und Belegdaten | Aufnahmen von Poltern und Lieferscheinen, Dokumente | bei Erfassung |
| Nachrichten | Chat-Inhalte zwischen Nutzern | bei Nutzung |
| Abrechnungsdaten | Preise, Rechnungen, SEPA-Mandate | bei Nutzung |
| Protokolldaten | technische Zugriffs- und Änderungsprotokolle | laufend |
Standort während einer aktiven Tour. Während eine Tour aktiv ist und die Positionsfreigabe eingeschaltet ist, wird der Standort des Geräts auch dann erfasst, wenn die App im Hintergrund läuft — damit die Disposition den Fortschritt der Lieferung sehen kann. Hierfür fordert die App die Berechtigung für den Zugriff auf den Standort im Hintergrund an. Außerhalb aktiver Touren oder bei ausgeschalteter Freigabe wird kein Standort erfasst.
Bildauswertung auf dem Gerät. Die kamerabasierte Stammzahl- und Mengenermittlung läuft vollständig auf dem Endgerät. Aufnahmen verlassen das Gerät nur, wenn sie als Beleg gespeichert werden.
3.3 Berechtigungen der App
| Berechtigung | Wofür | Bei Verweigerung |
|---|---|---|
| Standort (auch im Hintergrund) | Positionsfreigabe während einer aktiven Tour, auch bei App im Hintergrund | Freigabe nicht nutzbar, alles Übrige funktioniert |
| Kamera | Polterfoto für die Zählung, QR-Scan am Werkstor | Erfassung nur manuell |
| Fotomediathek | Auswahl eines vorhandenen Polterfotos | keine Auswahl aus der Mediathek |
| Mikrofon | Sprachnachrichten im Chat | Sprachnachrichten nicht nutzbar |
4 Datenaustausch zwischen Unternehmen
Die Plattform erlaubt es einem Unternehmen, Daten gezielt an ein anderes weiterzugeben, etwa die Weiterleitung eines Auftrags an einen Partnerbetrieb. Ein solcher Austausch findet nur auf dessen Veranlassung statt. Ab dem Empfang ist der empfangende Betrieb für die weitere Verarbeitung eigenständig verantwortlich.
5 Empfänger und Dienstleister
Wir setzen Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein — für Hosting und Datenbank, für die Synchronisation zwischen Gerät und Server, für den Versand transaktionaler E-Mails, für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen (Google Firebase Cloud Messaging) sowie für die Kartendarstellung. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder vom einsetzenden Unternehmen veranlasst. Kunden erhalten die vollständige, jeweils aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag.
Anmeldung mit Apple oder Google. Wenn Sie sich mit Ihrem Apple- oder Google-Konto anmelden, werden dabei die für die Anmeldung erforderlichen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse und eine Kennung) mit dem jeweiligen Anbieter ausgetauscht: Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Cork, Irland, bzw. Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung durch diese Anbieter gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen.
6 Ort der Verarbeitung
Datenbank und Server der Plattform werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU) betrieben. Einzelne Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sofern der Dienstleister danach zertifiziert ist, andernfalls auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
7 Speicherdauer
- Konto- und Vertragsdaten: für die Vertragsdauer, danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
- Daten im Mandanten eines Unternehmens: nach dessen Weisung und den vertraglich vereinbarten Fristen.
- Rechnungen und steuerlich relevante Aufzeichnungen: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
- EUDR-bezogene Nachweise: nach den Vorgaben der EU-Entwaldungsverordnung.
- Positionsdaten: nur in der für die Funktion erforderlichen zeitlichen Auflösung.
8 Ihre Rechte
Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Wohin mit dem Anliegen: Betrifft es die Nutzung der Plattform durch Ihr Unternehmen (Teil B), ist Ihr Arbeitgeber bzw. Auftraggeber der richtige Adressat. Betrifft es Registrierung, Abrechnung oder Support (Teil A), wenden Sie sich an uns.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.
9 Löschung des Nutzerkontos
Sie können die Löschung Ihres Nutzerkontos jederzeit per E-Mail an privacy@optmas.com verlangen, auch ohne installierte App. Wir löschen das Konto und die zugehörigen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, und bestätigen die Löschung. Eine Löschfunktion direkt in der App folgt.
Die Löschung wirkt auf die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen beschränkt: Wer den Arbeitgeber wechselt, verliert durch eine Löschung beim früheren Arbeitgeber keine Daten beim neuen. Nachrichteninhalte werden dabei von der Urheberzuordnung getrennt.
10 Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Tourenvorschläge, Zeitprognosen und Mengenschätzungen sind Vorschläge zur Entscheidungsunterstützung; die Entscheidung trifft ein Mensch.
11 Stand
9. Oktober 2026